在没有信息技术的古代,档案文件是如何保管
2023/9/17 来源：不详北京湿疹医院治疗 http://m.39.net/disease/a_9092457.html
前言：
在中国历史上，历代王朝的文书档案工作总体上历经了探索、形成与逐步调整的演变过程，宋代正是封建时期文档工作进步的一个重要节点。从目前遗存下来的各项史料中，可以清晰窥见宋朝在档案文书实践与理念上的尝试与突破。尽管这些制度有的半路夭折，有的趋于保守，但文书档案工作的存续己经深刻融入到王朝政治与国运的发展脉络之中，长期服务于各项方针政策的落实，并得到统治集团主流意识的认同，是治国理政看不见的隐形之手。
一、沈括的档案文献保管工作及思想
1.馆阁建筑雄伟壮观
“内诸司”是指宋朝设置在宫内的各种官府。通过对这些官府的建筑物进行比较后沈括发现，只有负责收藏图书文献的秘阁建筑基本都保持着顶部隆起，四周下垂的外形特点，整体显得尤其宏伟观壮，阁内也高大宽敞。
建筑高阁收藏图书，相传始自唐代。唐代宫中因收藏图书的建筑最为高大宽敞而将其称为“木天”，“木天”一词原用来泛指高大宏伟的木结构建筑物。很显然，用“木天”保管图书档案，可以使空气流通，避免阳光的直接照射，从而更好地控制室内温度，有利于延长档案文献的寿命。沈括的这段记载实际上概括了唐、宋两代档案图籍保管建筑的共同特点。
2.分阁收藏图书档案
沈括对于分散管理档案文献一事十分支持，他将古代分散藏书与北宋集中藏书的两种方式进行对比后一再强调，图书档案应分阁收藏。在沈括所处的时代，图书档案主要是以手抄本和刻板本的形式存在，过大的工程量导致同一种文献的复本很少。
若是集中保存，一旦遭受水、火灾的侵扰，就会造成某些文献永远失传。沈括在《梦溪笔谈》中写到，前代对藏书分散保管是为了防止因水火灾害造成的散失，但现在的图籍档案都集中保存在三馆秘阁。而无论是三馆还是秘阁，分散保管图籍的四五个地方都隶属于崇文院内。其中保存的官书多被人盗窃，最后流落至士大夫人家。
因为北宋前期图书档案的遗失情况过于严重，嘉佑年间，设置了八名编校官，并安排了数百吏人对四馆所藏图籍档案重新校对，并将校对完成的图书档案用黄纸裱糊封面题写书名，从此私人家中皆不敢擅自保存。
但时经多年，也仅仅只完成了昭文一馆的校改工作就草草结束了。这远远不如将图书档案分散保存于几个不同的处所更加有利于对图籍档案进行管理，还可以起到防水、防火、防止散失的作用，避免某些档案文件因遭受损失而失传。这种“分隶数处”保管档案图籍的方法一直延续到清朝，例如四库全书就是釆用分别缮写七部，又分藏于七阁的方法保存的。
.查阅古献芸香辟虫
据《说文解字》记载，最迟在公元年，我国便已经出现了纸张。到了宋代，造纸技术进一步发展，成本降低，原料种类较前代更加丰富，主要使用麻、竹、藤、稻秆、麦秆等方便易得的材料造纸。由于北宋前期的文书档案基本是以藤纸、褚纸作为主要的书写材料，这些纸质档案载体中含有的植物纤维极易吸引蠹虫。为防止文书生蠹，沈括通过查阅档案文献找到了用芸香草辟书蠹的办法。
从《梦溪笔谈》的记载中可以看出用芸香草辟蠹的习俗自古有之。芸香草又称七里香，因叶片格外芳香而得名。叶子形似豌豆，成小丛生长。到了秋季叶间生白粉，香气可用于杀虫，有辟蠹的特效。呆存典籍是昭文馆阁官员的具体职能，沈括大概率亲自尝试了用芸香草除蠹的实验。从上述文献可以看出，沈括十分重视对蠢虫的防治，主动挖掘了档案文献中记录的各种辟蠢办法并亲自验证，找到了最适合的一种。现代社会驱除和消灭档案文献虫害的办法有很多。但对于藏书量少的单位和私人藏书来说，用芸香草驱除虫害，仍不失为一种好方法。同是轮流值宿防止事故，提高馆阁人员待遇。
4.撰南郊式，改革祭祀
沈括在馆阁任职期间恰逢宋代亲郊大礼的举行。依旧例，宋朝皇帝需每三年一次于冬至日在圜丘行南郊祭天大礼祭祀天地，祭祀的礼仪则交由有关机构按照档案文献中的相关规定安排进行。沈括在撰写《南郊式》时，对“朝献”“朝飨”和南郊祭天的先后顺序有所疑虑。于是他仔细翻阅了记录唐代礼仪祭祀过程的档案文献，考察了这三项典礼次序的由来，发现它原是有所因袭的，从而确定了三项典礼的祭祀顺序。
除了祭礼顺序出现混乱外，南郊祭祀仪式还存在一个很大的问题，就是对财政的巨大损耗。熙宁元年（），在举行南郊仪式之前，神宗皇帝曾下诏，要求在以后的南郊大礼中务必本着简约的原则，以减少不必要的浪费。但由于这条诏令并没有从根本上解决祭祀仪式繁复的问题。导致改革的效果并不尽如人意，这也使得简化祭祀流程势在必行，为后续神宗下旨命令沈括修定《南郊式》埋下伏笔。
为明确祭祀流程，精简祭祀礼仪，沈括利用南郊大礼的档案，针对北宋南郊大礼仪制中存在的问题进行改革。终于在熙宁五年（）撰写完成《南郊式》上奏于宋神宗。沈括认为该书可以有补于将来，宋神宗也对经沈括改革后的《南郊式》极为认可，当即下诏令沈括掌管郊祀的事务。改革后的南郊仪制节省了大量财政消耗，成为沈括从政以来初露锋芒的一笔。
二、利用档案，贏得谈判
“澶渊之盟”虽然维持了宋辽之间暂时安定的局面，但两国在边境线的划分上一直存在着争议。
熙宁七年（），两国再次因领土问题引发争端，经过不断的讨论谈判，最后双方都很满意。一时之间相持不下。由于宋朝长期遵循守内虚外的治国理念，军事力量远弱于当时的辽国，谈判任务十分艰巨。公元年，辽国遣使臣前往宋朝，提出重新划定两国边界。面对宋朝举出的档案文献，辽邦上下理屈词穷，成功化解了此次和谈危机。
三、查考账簿，推行新法
沈括在熙宁变法期间曾任职于三司，三司是北宋前期管理国家财政事务的最高机构，权位非他司比。在任期间，沈括重修了《熙宁编敕》，又编定了《修内诸司式》，恢复了三司机构的原有建制，复设三司开拆司。沈括主持三司工作的时间虽然只有短短的一年零八个月，但却留下了大量有关北宋财政制度的档案资料。变法既以实现富国强兵为主要目标，就必须在发展生产的同时精简节约。
四、考订律历，建立候簿
昭文馆内藏有大量诸如天文、历法之类的原始文献，沈括在馆阁任职时曾详细阅读过这些历法档案，很快就察觉到过往谈及漏刻的数十家著作，都存在着各种疏谬。通过阅览大量的档案文献，沈括得以学习到有关天文历法的全部知识。在比较过不同时期的天文档案后，他发现历朝所修的历法其实大多不合于天象。“世之谈数者，盖得其粗迹。”为了验证自己的想法，他选取了以《崇真》《景福》为代表的十一部历法，并找到了记录当时天象的档案资料一一进行对比，发现错误频出，从而萌生了重考律历的心理。
司天监是北宋前期的天文历法机构，负责观察天文星象的变化、预测吉凶、制订新历等事务。尽管王安石曾多次强调：“天变不足惧。”但支持变法的宋神宗却仍然寄希望于仰赖上天的旨意。沈括能在变法期间奉命提举司天监，主持新历的改革，正是变法派回击守旧派“天变说”的大好时机。依照常理，司天监既然是国家最高级别的天文历法机构，招揽的官员也应具备基本的天文历法知识。可真正当差的官员大多只是一些不知律历，只求“备员安禄”的“承世族”。
他们在观测与记录天象时只是将民间历法推算的情况抄录上报，对日月五星运行的位置并没有做过实际的观测记录，且“法象图器，大抵漫不知”。而本应起到监督制约作用的翰林天文苑却与司天监天文院沆瀣一气，相互遮掩伪造灵台候簿观测ｉ己录的恶行。面对这样一个难以收拾的混乱局面，沈括立即上书请求对司天监进行改革，整顿任职官员，并举荐精通天文历算的平民卫朴主持编制新的《奉元历》。
沈括还亲自领导了天文仪器的改造工作，主要包括测定天体方位的浑仪、计时的浮漏和测量日影的景表等。在仪器改制的过程中，他仔细研究了关于浑仪制造的相关档案文献，详细记录了此次天文仪器的改制原理并形成了三篇极具价值的科技档案，是记录宋代天文仪器的重要档案资料。
《梦溪笔谈》中收录的天文档案大致有26篇，基本都是沈括在多次测量星象后形成的观测记录。在根据实测结果制订出《奉元历》后，沈括又利用“候簿”对天象进行了长达五年的不间断观测记录，不断检验新历使之臻于完善。候簿是我国古代一种重要的天文记录档案，古代的天文官们根据侯簿所载的天文记录进行推演，可以推导出天文现象的发展规律，以此改订和校正历法。
沈括在提及卫朴主持修订的历法时曾说到，虽然大体上气朔已正，但由于没有形成侯簿，缺少对五星的观测记录，使新历无法得到验证。可见侯簿的功能主要是用来记录星象，检测历法。那么应该具体记载哪些内容呢沈括在后文中又详细描述了侯簿的记录方法。在得到至少五年的观测数据后，再以算术缀之，方可用来验证历法。
但由于沈括对司天监的改革触动了世族历官的利益，被群起而攻之。卫朴也因此屡起大狱，候薄迟迟无法完成，没有经过检验的新历出现了各式各样的问题，成为沈括念念不忘的一大憾事。
五、引用档案，考订文献
沈括曾多次利用官方档案进行辩伪，从而增加考证的说服力与可信度。他在担任三司使时，听到传言说太宗时期的名臣陈恕官至“三司使官”时推行了一项叫做“茶法”的收税办法使国家的收入倍增。这件事引起了沈括的兴趣，他查看了陈恕的官方档案，希望能借鉴于现实。经过考证之后沈括发现，在陈恕未担任河北官员之前，河北的税收来源就因为景德年间契丹人的入侵已经丧失了十分之九。陈恕对税法的改革不过是恰好赶上了北宋与契丹恢复正常邦交的时机而己。
对于复闸年代的考证。沈括既引用了《史记》中的有关记载，又结合自己亲眼所见的碑刻内容，证明了淤田之法古已有之，且经实践证明确有成效。间接批驳了新法反对派的观点，支持了王安石推行农田水利改革的决策。
六、沈括的档案文献编纂工作及思想
沈括在少年时代就能博览群书，加上他本人兴趣广泛，洽闻强记，博古通今，自然会“著述颇多”。下文以《梦溪笔谈》为例，简要介绍沈括档案编纂思想的基本内涵。
《梦溪笔谈》是对古代传统科学技术体系中一些较大规模领域科技成果的总结。这本书之所以能成为沈括，乃至宋代文献的代表之作，必然有其独特的历史价值。《笔谈》一书是沈括晚年官场失意后的潜心学术之作，是对他平生见闻和历代各门科学进行精心研究后的集大成者。
全书三十二卷记载着“变法革新”的踪迹，是一部科学布新的宝典，总结了市井百姓的治生之道和生产经验。作为幵创元明清封建统治阶级官方哲学的儒家代表人物朱熹，在论学时也曾多次援引沈括的论著。元明以后，《梦溪笔谈》更是久负盛名，近代学者严式诲在刻录此书时称其为“两宋说部之冠”。沈括的档案文献编纂思想，也在此书中得到了较为全面的展现。
1.史料真实
沈括编纂档案文献的重要目的之一，在于重现历史事实，从古人文章中见前世遗事，因此他十分强调收录文献的真实性。沈括极其欣赏司马迁的“良史”笔法，并据此提出文献编纂时选择档案史料的标准，将研究历史落脚于现实生活，堪称档案文献编纂之高论。但沈括并不会因此而盲信司马迁，他曾指出《史记》在论述部分问题时缺少论据义理，对于言数的表达也存在诸多疏漏：“至于言数，亦多差舛。”并验证了其中出现的错误。
《梦溪笔谈》一书虽以笔谈为名，但在编纂的过程中始终保持着极为严谨的态度，对史料来源都进行了仔细地筛查。沈括曾提出，现今流传的地理书多存在微过细故，因此在摘录这类档案时要抱有存疑的心态：“天下地书，皆不可坚信。”而各类小说笔记对于事情的描述和记载大多只是浮于表面，没有抓住事物发展的根本规律，也不能完全作为可堪摘录的信史。元人陈仁子在刊刻《梦溪笔谈》时，曾在《跋》中客观评价了《梦溪笔谈》引用档案文献真实，辩伪史实正误的优势。
2.辑录孤篇
沈括在编纂《梦溪笔谈》时曾说过，此书：“下至闾巷之言，靡所不载。”在这种编纂思想的指导下，《梦溪笔谈》得以记载和保存了许多孤本典籍。除了载正史之未考，沈括还专门记载了一些不被坻人所看重的女子著作。如异事篇就介绍了《女仙集》记载“紫姑”一事，《梦溪笔谈》对此事的介绍虽然言简意赅，但却成为证明它存在于世的唯一记载。
在杂志篇中，沈括又介绍了《鹿奴诗》的诗集来源，信州杉溪一座驿舍的墙壁上，有妇人题壁自叙家世，哀感顽艳。妇人去世后，葬于驿舍后山下。行人路过见此情此景，皆撰写诗文予以哀悼。后人将悼词汇编辑录成为《鹿奴诗》，该诗集也未能流传后世，这是关于此书唯一的记载。
沈括在《梦溪笔谈》里抄辑了许多正史典籍不收的孤篇单卷，这些文章多是出于名不见经传的平民之手。由此可见，沈括对古代佚书的抄录，为古籍辑佚工作保存了很多非常重要的文献资料，具有不可估量的价值。
.批判继承
北宋前期兴起了一场声势浩大的儒学复兴运动，学者们反对迷古，强调创新的学术主张深刻影响了沈括档案文献思想的形成。在档案文献编纂工作中，沈括批判继承思想可以说是对章句训诂之学进行疑古创新的一个典型表现。他既能从众多档案文献中筛选出真实的史实，又敢于大胆质疑古人的成说或偏见，在档案文献编纂活动中真正做到了取精用宏、澄沙汰砾。
沈括的批判继承思想，具体表现在他能细致敏锐地在众多挡案文献中发掘到有用的资料，归类思考，从中汲取有用信息。
4.随得随注
沈括在进行新法改革和科技研究的过程中，十分强调“随得随注”的文献意识，收集并形成了众多档案记录，成为后期进行文献汇编的重要材料来源。
在“随得随注”档案文献编纂思想的指导下，沈括突破了原有的药物档案记录形式，对于以往医书从未记述，但具有很强副作用的药用植物，也增补其中以警示世人。如“芎劳与苦参”一篇，就记录了因久服芎劳而产生强烈副作用的三粧病例。
沈括有个侄子好用芎劳，医生警告他说多服芎劳易致人暴死，不久后该人果然无病而亡。在对古器物的记载方面，沈括的族人曾收藏了一件在杭州出土的古甬钟。沈括在少年时期有幸得观其貌，将其与《凫氏》所载甬钟形制进行了对比，详细记录了甬钟扁而短的外形特征，并依据《考工记》从文字语源和实物对勘的角度对该钟进行了深入细致的考证。这份珍贵的钟类乐器档案，在他晚年编纂《梦溪笔谈》时被收录其中，内容详细丰富且极具史料价值。
总结：
在对中国古代档案管理思想领域进行总结梳理后不难发现，即使是今人对于古代档案管理实践和思想的研究也往往习惯于从归档阶段起始，忽视了文献的形成过程，割裂了文件生命周期的完整过程。沈括在观察和实践的过程中长期保持着随时记录的良好习惯，除了详细记载器物的形制特点外，还有意识地将实践原理贯穿于实践笔记之中，基本具备了现代科技档案文献的雏形。
